Politica Sulla Privacy e sui Cookie

POLITICA SULLA PRIVACY E SUI COOKIE DI IA GROUP

La presente è la Politica sulla Privacy e sui Cookie di IA Group B.V., con sede a Van Boshuizenstraat 12, 1083 BA ad Amsterdam, Paesi Bassi, delle sue filiali e degli uffici di rappresentanza di IA, di seguito denominati congiuntamente "IA". In questo documento, IA spiega come IA utilizza i dati personali nel contesto dei servizi forniti da IA e vi fornisce informazioni sui vostri diritti di privacy. Il concetto di ‘dati personali’ comprende tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabil

Contattare IA

In caso di domande su come IA utilizza i dati personali, è possibile contattare IA tramite privacy@iagroup.com o per posta tramite:

IA

Attn. Legal Department

Van Boshuizenstraat 12

1083 BA Amsterdam

The Netherlands

I servizi di IA e i dati personali che IA può trattare.

IA si occupa in generale di revisione di documenti,indagini su commercio, spedizioni e rivendicazioni, negoziati bilaterali e multilaterali, gestione del debito, ristrutturazione del debito, contenziosi, arbitrati, insolvenze e consulenza legale.

Nel prestare questi servizi IA può trattare dati personali di diverse categorie di persone.

Di seguito indichiamo quali dati personali possiamo trattare di (persone di contatto di) clienti, debitori, fornitori, aspiranti collaboratori e (altre) terze parti.

Clienti

IA può trattare le seguenti (categorie di) dati personali dei clienti e delle loro persone di contatto:

• Nome e indirizzo (cognome, nomi, iniziali, titoli, genere, indirizzo, codice postale, qualifica) come forniti dal cliente.
• Altri dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail e dati simili richiesti per la comunicazione) come forniti dal cliente.
• Dettagli di pagamento, comprese le informazioni sul conto bancario, come forniti dal cliente.
• Informazioni supplementari, quali il settore del cliente e informazioni sulla storia lavorativa della persona di contatto (ad esempio organizzazioni in cui alcune hanno lavorato in precedenza), il generedella persona o delle persone di contatto, la lingua per la corrispondenza, le aree di interesse, l’indirizzo di casa, il compleanno, nome del coniuge/partner, hobby e altre note personali raccolte durante i contatti con la persona o le persone di contatto del cliente.
• Numeri di riferimento fascicolo e informazioni sui clienti del cliente.
• Inoltre, se utilizzate il portale IA: dati di accesso come nome utente e password e tutti i dati personali che inserite nel campo di testo aperto.
• Altri dati il cui trattamento sia richiesto o necessario per conformarsi alle leggi o ai regolamenti applicabili, come forniti dal cliente, ottenuti da una fonte pubblica, ottenuti da autorità di vigilanza o di regolamentazione o da altre terze parti.

Debitori

Se siete un debitore in un fascicolo che è stato affidato a IA da un cliente, IA esegue un'indagine approfondita. Attraverso questa indagine, IA può elaborare le seguenti (categorie di) dati personali ottenuti tramite il nostro cliente, tramite fonti pubbliche, ottenuti da autorità di vigilanza o di regolamentazione o da altre terze parti o direttamente da voi se ci fornite dati personali come:

• Nome e indirizzo (cognome, nomi, iniziali, titoli, genere, indirizzo, codice postale, qualifica).
• Altri dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail e dati simili necessari per la comunicazione).
• Importo rivendicazione.
• Storia commerciale, finanziaria e di scambi.
• Informazioni sugli azionisti e/o sugli amministratori.
• Informazioni riguardanti asset, conti bancari e altre fonti di reddito.
• Informazioni supplementari, quali il settore in cui lavora il debitore, storia lavorativa (ad esempio organizzazioni in cui alcune hanno lavorato in precedenza), genere,lingua per la corrispondenza, aree di interesse, indirizzo di casa, compleanno, nome del coniuge/partner, hobby e altre note personali.
• Altri dati di debitori il cui trattamento sia richiesto o necessario per conformarsi alle leggi o ai regolamenti applicabili.

I clienti di IA possono ottenere l’accesso al portale di IA in cui possono reperire informazioni sui loro casi. Il Portale contiene informazioni generali sul fascicolo, tra cui il nome del debitore, l’importo della rivendicazione, informazioni sul cliente del cliente di IA e il numero di riferimento del fascicolo di IA e il cliente può aggiungere ulteriori informazioni in un campo di testo aperto.

Fornitori

IA può trattare le seguenti (categorie di) dati personali di persone dalle quali IA acquista prodotti o servizi o che lavorano per tali fornitori:

• Nome e indirizzo (cognome, nomi, iniziali, titoli, genere, indirizzo, codice postale, residenza) come forniti dal fornitore.
• Altri dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail e dati simili richiesti per la comunicazione) come forniti dal fornitore.
• Dati ai fini dell’effettuazione di ordini o dell’acquisto di servizi; calcolo e registrazione di commissioni e spese ed esecuzione di pagamenti, compreso il numero di conto bancario fornito dal fornitore.
• Altri dati dei fornitori il cui trattamento sia richiesto o necessario per conformarsi alle leggi o ai regolamenti applicabili come forniti dal fornitore, ottenuti da una fonte pubblica, ottenuti da autorità di vigilanza o di regolamentazione o da altre terze parti.

Candidati all’impiego

Quando fate domanda per un lavoro presso IA, possiamo elaborare i seguenti dati per gestire la vostra candidatura:

• Nome e indirizzo.
• Recapiti, compreso numero di telefono e indirizzo e-mail;
• Dati bancari.
• Genere.
• Data di nascita.
• Livello di istruzione
• Disponibilità.
• Contenuto del CV.
• Lettera di accompagnamento con i motivi della domanda, certificati, referenze e, se del caso, i risultati di valutazione.

Terze parti

Nel prestare servizi IA può trattare dati personali di terzi, ad esempio spedizionieri, autorità portuali, testimoni, periti, funzionari giudiziari, destinatari, clienti di clienti di IA, funzionari governativi, avvocati, consulenti e notai con i quali IA è in contatto. IA può trattare le seguenti categorie di dati personali:

• Nome e indirizzo (cognome, nomi, iniziali, titoli, genere, indirizzo, codice postale, residenza), per quanto noti a IA.
• Altri dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail e dati simili necessari per la comunicazione), per quanto noti a IA.
• Dati relativi a messaggi elettronici provenienti da o destinati a terzi e dati necessari per mantenere i contatti con tali terzi.
• Altri dati provenienti da terzi ottenuti da fonti pubbliche o forniti a IA da clienti (ad esempio nel portale IA), autorità di vigilanza o di Regolamentazione o da un altro terzo o dal terzo stesso.

Videosorveglianza

Si prega di notare che IA potrebbe utilizzare la videosorveglianza presso i nostri uffici. In tal caso, sarà chiaramente indicato.

In base a quali basi legali di trattamento e per quali finalità IA tratta i vostri dati personali?

IA tratta i vostri dati personali sulla base di uno o più dei seguenti motivi legali di trattamento:

a) Se ciò è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui siete parte o per eseguire atti precontrattuali su vostra richiesta.

b) Se ciò è necessario per ottemperare a obblighi di legge.

c) Se ciò è necessario per giustificare i nostri legittimi interessi o gli interessi di terzi.

d) Il vostro consenso.

Se IA elabora vostri dati personali sulla base del vostro consenso, IA ve li chiederà separatamente. Potrete revocare il vostro consenso in qualsiasi momento. IA richiama la vostra attenzione sul fatto che la revoca del vostro consenso non pregiudica la liceità del trattamento dei vostri dati personali precedente alla revoca del vostro consenso.

IA utilizza i dati personali di cui sopra per le finalità indicate di seguito, in relazione alle quali abbiamo indicato per ciascuna finalità sulla base di quale dei suddetti motivi legali di trattamento - da (a) a (d) - IA lo fa. Se il trattamento si basa sul principio del «legittimo interesse», spieghiamo brevemente tale interesse. In caso di domande specifiche al riguardo, non esitate a contattarci.

Finalità con corrispondenti motivi di trattamento

Possiamo trattare vostri dati personali per:

• Fornire i servizi richiesti (a, b e c: essere in grado di offrire e migliorare i nostri servizi).
• Per fornire ai clienti l'accesso al portale IA, in cui un cliente può vedere informazioni generali su un caso, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, lo stato della pratica e l'importo in sospeso (a e c: ottimizzazione dei nostri servizi); si veda anche alla voce “Cookie”.
• Per l'amministrazione di IA, compreso il calcolo o la registrazione di onorari o benefit, entrate e uscite, il pagamento e la riscossione dei crediti (compreso il ricorso a agenzie di riscossione o ufficiali giudiziari) (a, b e c: l'importanza di tenere una contabilità adeguata).
• Per essere in grado di gestire eventuali reclami e controversie relativi ai nostri servizi (a, b e c: difendere diritti, mantenere e migliorare i rapporti esistenti mediante una corretta gestione dei reclami, migliorare la qualità dei nostri servizi).
• Per mantenere il contatto e comunicare con voi (a, b, c: l'interesse a portare i servizi di IA all'attenzione di clienti esistenti).
• Per gestire la vostra candidatura di impiego; più specificamente:
  • Per reclutamento e selezione
  • Per valutazione dell'idoneità per una posizione in IA
  • Per gestire le spese sostenute
  • Per controlli interni e servizio di sicurezza aziendale
  • Per migliorare la nostra procedura di candidatura
  • Per la gestione di domande, commenti e reclami da parte vostra
  • Per l’analisi e il reporting su domande, commenti e reclami
  • Per conformità normativa e conformità a ordinanze giudiziarie

(a, b, c: il nostro legittimo interesse a valutare se siete idonei per la posizione aperta e d: consenso se desiderate rimanere nel nostro portafoglio, di veda l'intestazione: "Per quanto tempo IA conserva i vostri dati personali?")

• Per scopi interni di know-how e formazione (c: Il nostro interesse a ottimizzare i nostri servizi e formare adeguatamente il nostro personale).
• Per l'effettuazione di ordini o l’acquisto di servizi (a, b e c: il nostro interesse a tenere registri adeguati).
• Per la condotta di audit e di altri controlli interni (a, b e c: il nostro interesse a tenere registri adeguati).
• Per la sicurezza e il controllo degli accessi della proprietà dei nostri locali e per la protezione dei nostri dipendenti e visitatori, nonché per il follow-up degli incidenti (c: il nostro interesse a utilizzare videosorveglianza per proteggere i nostri visitatori, i dipendenti e la proprietà).
• Per adempiere ai nostri obblighi legali e statutari (b, c: l'interesse di essere in grado di adempiere a tali obblighi).

Sicurezza dei dati

IA adotta misure di sicurezza a livello di ufficio. Le misure tecniche includono l'uso del controllo di accesso e restrizioni basate sul livello di funzione e sull'autorizzazione giurisdizionale. IA utilizza inoltre firewall, scanner antivirus e monitoraggio del traffico. Tra le misure aggiuntive figurano una politica di scrivania e schermo ordinati, disposizioni in materia di riservatezza con i dipendenti di IA e i fornitori di servizi di IA

Se avete domande sulla sicurezza dei vostri dati personali, o se sospettate o vedete segni di uso improprio di essi, contattateci all'indirizzo privacy@iagroup.com.

Cookie

Quando scegliete di utilizzare il nostro Portale IA, installeremo alcuni cookie sul vostro dispositivo (ad esempio, computer, smartphone o tablet) per poter assicurare il corretto funzionamento del Portale IA. I cookie sono piccoli file di dati memorizzati dal browser sul dispositivo in uso e vengono letti quando si utilizza il portale IA. IA utilizza i seguenti cookie funzionali, noti anche come cookie necessari:

A quali soggetti IA fornisce i vostri dati personali?

IA non fornisce vostri dati personali a terzi («destinatari» ai sensi della normativa applicabile in materia di privacy), a meno che ciò non sia necessario per il corretto svolgimento delle finalità indicate nella presente Politica sulla Privacy e sui Cookie, se la legge richiede ad IA di farlo o se avete fornito il vostro consenso a questo scopo Le terze parti a cui sono resi disponibili i dati personali sono obbligate a trattare i tuoi dati personali in modo riservato. Se tali parti si qualificano come ‘responsabili del trattamento di dati’ ai sensi della legislazione applicabile in materia di privacy, IA garantirà che con tali parti sia concluso un accordo di trattamento dei dati, conforme ai requisiti previsti dal GDPR.

I terzi che offrono servizi ad IA in qualità di titolare indipendente del trattamento dei dati, quali contabili, notai esperti incaricati di fornire un parere o una relazione sull'esportazione, sono essi stessi responsabili di (ulteriore) trattamento dei vostri dati personali in conformità con la legislazione sulla privacy applicabile.

Ad esempio, IA può condividere dati personali con:

• Nostri uffici e agenti locali.
• Fornitori (ad esempio fornitori di software, ufficiali giudiziari, servizi di corriere, agenzie di traduzione, contabili, società di valutazione, ecc.).
• Con i successori legali di IA se IA è acquisita da un’altra società o si è fusa con essa, ad esempio attraverso fallimento, e anche con terzi coinvolti in tale transazione commerciale proposta o effettiva.
• Tribunali e istituzioni governative.
• Autorità di regolamentazione e altre autorità.

Per natura dei nostri servizi, i dati personali di debitori saranno condivisi con il cliente che ci ha affidato il rispettivo file corrispondente

Per prestare i nostri servizi, IA potrebbe dover trasferire i vostri dati personali a un destinatario in un paese al di fuori dello Spazio Economico Europeo con un grado di protezione dei dati personali inferiore a quello offerto dalla legge europea. In tal caso, IA garantirà che tale trasferimento di dati personali sia conforme alle leggi e ai regolamenti applicabili, ad esempio stipulando un contratto tipo predisposto e approvato a tal fine dalla Commissione Europea e valuterà se siano necessarie misure aggiuntive per garantire un livello adeguato di protezione dei vostri dati personali. Non esitate a contattare IA se desiderate ricevere ulteriori informazioni sulle garanzie appropriate o adeguate in vigore per i trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo o se desiderate ottenerne una copia.

Per quanto tempo IA conserva i vostri dati personali?

IA non conserva i vostri dati personali in forma identificabile per un periodo di tempo superiore a quello necessario per conseguire gli scopi inclusi nella presente Politica della Privacy e dei Cookie. Più specificamente, IA applica i seguenti periodi di conservazione:

• I dati personali che devono essere conservati in base all'Articolo 52 della Legge olandese sulle imposte statali saranno conservati per 7 anni [dalla fine dell’anno in cui i dati in questione hanno perso il loro valore attuale per le operazioni commerciali (fiscali) connesse] in relazione all’obbligo di ritenzione fiscale imposto ad IA ai sensi dell’Articolo 52, paragrafo 4, della Legge olandese sulle imposte statali.
• I dati personali che fornite a IA per la vostra candidatura di lavoro verranno conservati per un massimo di quattro settimane dopo il termine della procedura di candidatura. Con il vostro consenso, IA conserverà i vostri dati personali nel nostro portafoglio fino a un anno dopo il termine della procedura di candidatura. Questo ci darà la possibilità di contattarvi per eventuali future offerte di lavoro presso IA. I dati personali forniti nel contesto della vostra candidatura diventeranno parte del vostro fascicolo personale quando inizierete a lavorare per IA.
• Le immagini videoregistrate e le informazioni corrispondenti (data e ora) vengono conservate per 72 ore.

I suddetti periodi specifici di conservazione possono essere prorogati se si applicano o diventeranno applicabili obblighi di conservazione previsti dalla legge. IA può inoltre conservare i dati personali per un periodo di tempo più lungo, se ciò è necessario alla luce di legittimi interessi di IA, ad esempio per la gestione di incidenti e/o controversie legali. Per ulteriori informazioni sui periodi di conservazione correlati

all'utilizzo dei cookie, IA rimanda alla sezione "Cookie" della presente Politica sulla Privacy

e sui Cookie.

I vostri diritti di privacy.

Avete i seguenti diritti in relazione al trattamento dei vostri dati personali da parte di IA:

• Il diritto di richiedere se IA tratta i vostri dati personali e, in caso affermativo, il diritto di accedere ai vostri dati personali e di ricevere informazioni sul trattamento dei vostri dati personali.
• il diritto di rettifica dei vostri dati personali qualora essi siano errati o incompleti.
• il diritto di cancellare i vostri dati personali (‘diritto all’oblio’).
• il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali o di limitare il trattamento dei vostri dati personali.
• il diritto di revocare il consenso al trattamento dei vostri dati personali, se il trattamento si basa sul vostro consenso.
• il diritto di ricevere o cedere i vostri dati personali a soggetti terzi da voi nominati in forma strutturata, consuetudinaria e leggibile da dispositivo automatico (‘diritto alla portabilità dei dati’).

IA non utilizza processi decisionali automatizzati ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.

Esercizio dei vostri diritti di privacy

Per esercitare i vostri diritti sulla privacy, potete contattare IA tramite privacy@iagroup.com o per posta utilizzando i recapiti sopra indicati.

Se vivete o lavorate nel Regno Unito, potete anche contattare il nostro rappresentante per la protezione dei dati per il Regno Unito tramite iagroup@lionheartsquared.co.uk o per posta tramite:

Lionheart Squared Limited

FAO IA Group

17 Glasshouse Studios, Fryern Court Road

Fordingbridge, Hampshire

SP6 1QX

United Kingdom

Per evitare che IA divulghi informazioni alla persona sbagliata, IA può richiedervi ulteriori informazioni per verificare la vostra identità. In linea di principio, IA vi informerà circa la possibilità di soddisfare la vostra richiesta entro un mese dalla ricezione. In casi specifici, ad esempio quando si tratta di una richiesta complessa, tale termine può essere prorogato di due mesi. IA vi informerà di tale proroga entro un mese dalla ricezione della vostra richiesta. In base alla legislazione sulla privacy applicabile, IA può rifiutare la vostra richiesta in determinate circostanze. In questo caso, IA vi spiegherà il perché. Potrete trovare ulteriori informazioni sui vostri diritti di privacy sul sito web della Autorità olandese per la protezione dei dati.

Reclami

In caso di vostri reclami sul trattamento dei dati personali da parte di IA, IA sarà lieta di collaborare per trovare una soluzione. Se ciò non dovesse portare al risultato desiderato, avrete il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo competente. Nei Paesi Bassi, questa è l' Autorità olandese per la protezione dei dati. Se vivete o lavorate in un altro paese dell'Unione Europea, potete presentare un reclamo all'autorità di controllo di tale paese. Nel Regno Unito, i singoli possono presentare un reclamo all' Information Commissioner’s Office.

Emendamenti

La presente Politica sulla Privacy e sui Cookie è stata modificata da ultimo il 24 luglio 2023. IA si riserva il diritto di modificare la presente Politica sulla Privacy e sui Cookie. La versione più recente della presente Politica sulla Privacy e sui Cookie sarà sempre pubblicata sul nostro sito web.